Hur vi hanterar personuppgifter i IKSU

Bakgrund
Vi värnar om din integritet. Därför vill vi förtydliga hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet. Vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.
 
Syftet är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Det är frivilligt för dig att lämna dina personuppgifter till oss, men vi behöver dem om du vill kunna bli medlem i föreningen, teckna träningskort hos oss eller ta del av våra övriga tjänster.

Varför behöver vi dina personuppgifter?
Hur hanteringen av dina personuppgifter görs beror på dina relationer till IKSU. Hanteringen kan skilja sig åt om du har träningskort, är aktiv i någon sektion, tar del av evenemang, utbildning eller annan verksamhet eller tjänst.

Vi behöver uppgifter om dig för att kunna ge dig god service och information om vår verksamhet. Vi kan behöva dina personuppgifter för att genomföra ekonomiska transaktioner, uppfylla lagar samt utföra medlemsundersökningar. Vi analyserar även vårt kunddata (ex träningsstatistik) för att göra analyser som syftar till att förbättra vårt utbud, vår kommunikation och marknadsföring till dig som är medlem och/eller kund. Föreningen behandlar också personuppgifter för att söka bidrag från bl.a. Riksidrottsförbundet (RF) och Umeå Kommun samt för att ansöka om tävlingslicenser. Personuppgifter behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering.

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandlingen?
IKSU har nedan sammanställt ändamål med behandling av personuppgifter samt lagliga grunden för behandlingen som sker inom IKSU:s verksamheter.

Hur samlas uppgifterna in och hur länge sparas de?
Personuppgifterna kan samlas in via webbformulär eller över disk vid någon av våra receptioner då du tecknar ett IKSU-kort avtal, blir medlem, anmäler dig till utbildning etc.

Dina uppgifter lagras enligt våra stadgar och så länge som krävs för att vi skakunna administrera ditt medlemskap eller de tjänster du tar del av, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag.Därefter anonymiseras de enligt den gallringsrutin som gäller. Vi raderar inte dina personuppgifter när det finns ett legalt krav att lagra dem eller en rättslig grund att behålla dem, till exempel att du har en fordran som inte är betald. Vi använder avidentifierad information för statistiska ändamål och produktutveckling.

Vi får tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

• Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt      (när du kontaktar oss, besöker anläggningen, söker anställning hos oss      etc.)
• Uppgifter som vi får när du anlitar en av      våra medarbetare
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till      våra föreläsningar, kurser eller workshops
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till      nyhetsbrev och andra utskick
• Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter      och undersökningar
• Uppgifter som registreras när du besöker vår      hemsida
• Uppgifter som vi får från offentliga register

IKSU är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast våra anställda och funktionärer som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

IKSU har även tecknat personbiträdesavtal med våra samarbetspartners och leverantörer som på något sätt hanterar personuppgifter för IKSU:s räkning.

Uppgifterna kommer inte att överföras till tredje land och dina personuppgifter kommer inte att utsättas för automatiserat beslutsfattande.
Om föreningen vid något enstaka tillfälle måste dela dina personuppgifter med tredje land kommer du att informeras särskilt om detta. Det kan exempelvis vara aktuellt när/om du anmäls till tävling i tredje land.

Vad har du för rättigheter?
Du som är registrerad i IKSU har rätt att få ett registerutdrag avseende IKSU:s behandling av dina personuppgifter. Har du allmänna frågor kring de personuppgifter vi lagrar om dig eller om du vill begära ett registerutdrag, kontakta oss på dataskyddsombud@iksu.se.
Du har också rätt att få dina personuppgifter rättade samt under vissa omständigheter rätt att få dina uppgifter anonymiserade. Fyll då i detta formulär. 

För att du ska ha rätt att få dina personuppgifter raderade krävs någon av följande förutsättningar:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och denne återkallar samtycket
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och den enskilde motsätter sig att uppgifterna behandlas
• Om den enskilde motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än den enskildes intresse
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
• Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk

Notera dock att det kan finnas lagliga hinder för att radera uppgifterna, tex om uppgifterna måste sparas i enlighet med bokföringslagen eller ej avslutade åtaganden.

Du kan också begära registerutdrag från Riksidrottsförbundet genom att logga in på ”Min Sida” i IdrottOnline. För att aktivera din sida i IdrottOnline - skicka ett mail till dataskyddsombud@iksu.se. Du får då inloggningsuppgifter skickat till din mail och kan sedan själv begära ett utdrag med de uppgifter som finns om dig i IdrottOnline.

Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.